Webportaal Tank- en Laadpas

LUKOIL Netherlands

Aan de slag met het LUKOIL-webportaal

Indien u in het bezit bent van een LUKOIL-tank- en laadpas, heeft u ook toegang tot het LUKOILwebportaal. Het LUKOIL webportaal is een beveiligde omgeving waar u online uw pas(sen) beheert en uw transactiegegevens kunt inzien. In deze handleiding geven wij u uitleg over de functionaliteiten en het gebruik van het LUKOIL webportaal.

Wat kunt u doen in het LUKOIL-webportaal?

Het Lukoil webportaal biedt u vele mogelijkheden en deze hebben wij ingedeeld in 3 functionaliteiten die verder in deze handleiding per hoofdstuk in detail worden uitgelegd:

Fleetmanagement: Hier kunt u alle informatie m.b.t. transacties per tank- en laadpas over een bepaalde periode inzien en rapportages hiervan downloaden.
Facturen: Hier treft u al uw facturen en de status ervan.
Kaartbeheer: Hier kunt u uw pas(sen) activeren, aanvragen, blokkeren, deblokkeren, beheren en wijzigen.

Indien u na het lezen van deze handleiding nog steeds vragen heeft over het gebruik van het LUKOILwebportaal, kunt u contact opnemen met LUKOIL Netherlands B.V., kantoor Hardinxveld op het nummer +31(0)184-617300 (optie 2) of via lukoilpas@eu.lukoil.com.

In deze handleiding worden tank- en laadpas(sen) omschreven als “pas(sen)” en tankbeurt(en) of

laadsessie(s) omschreven als “transacties”.

Gebruikersgegevens

Voordat u aan de slag kunt in het LUKOIL-webportaal, dient u te beschikken over een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze heeft u eerder van ons per mail mogen ontvangen. Indien u deze niet heeft, neemt u dan contact op met LUKOIL Netherlands B.V., kantoor Hardinxveld op het nummer +31 (0)184-617300 (optie 2) of via LUKOILpas@eu.LUKOIL.com.

1. INLOGGEN

Ga naar https://lukoil.lodderonline.nl

Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op de rode knop "inloggen". Indien u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u een nieuw wachtwoord opvragen via "wachtwoord vergeten?" onder de knop "inloggen".

U bent nu op de homepage van uw persoonlijke pagina in het LUKOIL-webportaal. Vanuit hier kunt u al uw gegevens m.b.t. uw pas(sen) inzien of wijzigen. In de volgende paragrafen en hoofdstukken vindt u de uitleg over alle functionaliteiten.

U kunt te allen tijde terugkeren naar bovenstaande homepage voor linksboven op het LUKOIL logo te klikken.

2. Mijn gegevens bewerken

Ga rechtsboven naar "ingelogd als’ en klik op "mijn gegevens bewerken".

Op deze pagina kunt uw onderstaande gegevens inzien en eventueel wijzigen:

Het e-mailadres van de hoofdgebruiker: hierop ontvangt u alle mails m.b.t. het webportaal zoals bevestigingen en wijzigingen.
Wachtwoord: hier kunt u een nieuw wachtwoord instellen voor het inloggen op het webportaal.
Klantgegevens: uw gegevens zoals bij ons bekend.

Door op de rode knoppen "…. wijzigen" te klikken, kunt u uw e-mailadres, wachtwoord of klantgegevens aanpassen. Vul vervolgens uw nieuwe gegevens in en klik op "wijzigen".

Wijzigingen van de klantgegevens worden pas effectief doorgevoerd na akkoord van LUKOIL Netherlands B.V., dit neemt doorgaans maximaal 1 werkdag in beslag. Klik op "ga verder". U bent nu teruggekeerd op de pagina met uw gegevens. Onderaan de pagina kunt u de status van uw aanvraag volgen.

3. Meedere gebruikers

U kunt aan het LUKOIL-webportaal meerdere gebruikers toevoegen en hun verschillende rechten toewijzen, zodat ook zij kunnen inloggen en (bepaalde) gegevens kunnen inzien en wijzigen. Ga naar "ingelogd als…." en klik op "beheren accounts", zoals hieronder weergegeven.

In het overzicht "accounts" (zie voorbeeld hieronder) staan alle gebruikers weergegeven. U kunt hier eenvoudig subgebruikers aan toevoegen door het e-mailadres in te vullen en een keuze te maken tussen de rechten:

Fleetmanagement: geeft de gebruiker het recht alle informatie m.b.t. transacties per pas in te zien, te downloaden en te wijzigen.
Facturen: geeft de gebruiker het recht alle facturen en de status ervan in te zien en te downloaden.
Cards: geeft de gebruiker het recht om pas(sen) te activeren, aan te vragen, blokkeren, deblokkeren, beheren en te wijzigen.

Klik vervolgens op "aanmaken" en de subgebruiker ontvangt een bevestigings-mail met een link naar het LUKOIL-webportaal om een wachtwoord in te stellen. De subgebruiker kan een wachtwoord naar keuze instellen en meteen gebruik maken van het LUKOILwebportaal.

De rechten kunnen te allen tijde aangepast worden door de hoofdgebruiker.

Om een gebruiker te verwijderen klikt u simpelweg op de knop "verwijderen". De verwijderde gebruiker heeft per direct geen toegang meer tot het LUKOIL-webportaal.

4. Meerdere accounts

Mogelijk heeft u meerdere accounts die gekoppeld zijn aan hetzelfde e-mailadres. U kunt van account wisselen door in te loggen met de inloggegevens van uw hoofdaccount.

Wanneer u eenmaal ingelogd bent op het LUKOIL-webportaal, kunt u op "klant selecteren" te klikken een keuze maken uit de diverse accounts.

Kaartbeheer

In kaartbeheer treft u een overzicht van al uw pas(sen) en kunt u een pas activeren, aanvragen, blokkeren of deblokkeren.

*Pas deblokkeren wordt nog toegevoegd.

1. Overzicht alle passen

Door op "overzicht alle passen" te klikken, krijgt u een totaaloverzicht van al uw pas(sen). U kunt een selectie maken op status, pasnummer of einddatum.

Om dit overzicht als een .pdf bestand te downloaden klikt u op rechts boven de tabel in uw scherm.

TIP: print dit overzicht uit wanneer u meerder passen tegelijk heeft geactiveerd en deze aan de betreffende personen wil overhandigen. Met het overzicht weet u precies welke pas bij welke chauffeur/wagen hoort.

In het totaaloverzicht treft u in de rechterkolom 2 icoontjes, namelijk "tankingen" en "bekijk details".

Met icoon "tankingen" wordt u direct doorgelinkt naar de pagina "Tankingen per pas" in fleetmanagement, zie 4.1. voor meer info en uitleg.

Met icoon "bekijk details" ziet u alle gegevens die gekoppeld zijn aan de desbetreffende pas. Op deze pagina kunt u ook de gekoppelde gegevens wijzigen, zie 4.1.1 hieronder.

TIP: daarnaast kunt u via deze pagina ook een nieuwe pas aanvragen via de knop "Pas aanvragen". U wordt dan direct doorgelinkt naar de pagina "Pas aanvragen", zie ook 2.3.

Dit is ook van toepassing op de knoppen ‘pas blokkeren’ en "pas deblokkeren" helemaal rechts, hiervoor wordt u direct doorgelinkt naar 2.4 en 2.5.

1.1 Wijziging pasdetails

Op de pagina "pasdetails" die u via het "overzicht alle passen" in Kaartbeheer zoals in paragraaf 4.1 beschreven, heeft kunnen bereiken, kunt u de volgende gegevens

aanpassen:

Chauffeur
Kenteken
Referentie

Klik op "Wijziging pasdetails", vul uw nieuwe gegevens in en klik vervolgens op "Wijziging pasdetails". Wijzigingen in pasdetails dienen voor LUKOIL Netherlands B.V. geaccordeerd te worden, dit neemt doorgaans maximaal 1 werkdag in beslag.

1.2 Limieten wijzigingen aanvragen

Aan elke pas kunt u een dag- en weeklimiet toekennen, hiervoor hebben wij een aantal limietsets samengesteld. Indien u deze wilt wijzigen, klikt u op de knop "wijzig limieten".

Kies de limietset die u wenst en klik vervolgens op de knop "wijziging limieten aanvragen". Uw aanvraag wordt ter beoordeling ingestuurd en zal binnen uiterlijk 72 uur geaccordeerd worden. Wan-neer de aanvraag niet binnen de voorwaarden van LUKOIL Netherlands B.V. valt, zal contact met u worden opgenomen.

De status van de aanvraag kunt u op deze pagina blijven volgen.

Voorbeeld:

1.3 Productautorisatie wijzigen

Aan elke pas kunt u een dag- en weeklimiet toekennen, hiervoor hebben wij een aantal limietsets samengesteld. Indien u deze wilt wijzigen, klikt u op de knop "wijzig limieten".

Onder de kop "Autorisaties" kunt u zien welke producten met de betreffende pas gebruikt kunnen worden. U kunt dit aanpassen door op de knop ‘wijzig productautorisaties’ te klikken.

Vervolgens kunt u de producten selecteren die met de pas gebruikt mogen worden. Klik op "productautorisaties aanvragen".

Uw aanvraag is ingestuurd ter beoordeling en zal binnen uiterlijk 72 uur geaccordeerd worden. Wanneer de aanvraag niet binnen de voorwaarden van LUKOIL Netherlands B.V. valt, zal contact

met u worden opgenomen.

1.4 Pincode wijzigen

Klik op "nieuwe pincode aanvragen" onder de kop "Pincode". Het volgende invulscherm verschijnt.:

Vul 2x uw nieuwe pincode in en klik op "Pincode aanvragen". Opgelet: Uw pincode mag niet 4x hetzelfde nummer bevatten (bijvoorbeeld 0000) of een serie van opeenvolgende getallen (bijvoorbeeld 1234). De pincode wordt direct gewijzigd, vanaf dat moment kan de pas alleen nog met de nieuwe pincode gebruikt worden.

1.5 Automatische blokkade bij foutieve pincode

Indien er drie keer een verkeerde pincode wordt ingevoerd, wordt de pas automatisch geblokkeerd. Deze blokkade geldt voor alle tankstations. Via het online webportaal kan de klant de pas zelf uit de

blokkade halen. Passen die niet handmatig zijn gedeblokkeerd, worden ’s nachts automatisch gereset en opnieuw geactiveerd.

2. Een pas activeren

Wanneer u een pas wilt activeren, klikt u op de knop "Activeer een pas" in het menu kaartbeheer. Er verschijnt dan een pagina met een overzicht van al uw inactieve passen. Helemaal rechts van het pasnummer klikt u op "activeren".

*Pas deblokkeren wordt nog toegevoegd.

Vervolgens komt u in het scherm waar u uw pincode in dient te stellen. Vul hier 2x uw pincode in en klik op "activeren".

Opgelet: Uw pincode mag niet 4x hetzelfde nummer bevatten (bijvoorbeeld 1111) of een serie van opeenvolgende getallen (bijvoorbeeld 1234).

U krijgt nu de melding ‘uw pas is geactiveerd’ en keert vervolgens terug naar het beginscherm.

3. Een pas aanvragen

Door op "pas aanvragen" te klikken in het menu kaartbeheer, komt u terecht op de volgende pagina:

*Pas deblokkeren wordt nog toegevoegd.

Voor uw gemak heeft u de mogelijkheid om gegevens over te nemen van één van uw andere passen,

zodat u niet alles opnieuw hoeft in te vullen, mits de gegevens (grotendeels) overeen komen. Afwijkende

gegevens kunnen direct aangepast worden. De volgende gegevens dienen ingevuld te worden:

Gegevens pasaanvragen
Limieten
Autorisaties: keuze welke producten met de pas gebruikt mogen worden
Akkoord algemene voorwaarden en Privacybeleid.

Klik vervolgens op de knop "Extra pas" aanvragen.

Zodra de aanvraag is verstuurd, wordt de nieuwe pas binnen 3 werkdagen per post aan u toegestuurd.

4. Een pas blokkeren

Wanneer u een pas wenst te blokkeren, klikt u op de knop "Pas blokkeren" in het menu kaartbeheer.

U komt dan op de volgende pagina:

*Pas deblokkeren wordt nog toegevoegd.

Selecteer de betreffende pas die u wenst te blokkeren. Selecteer een reden voor de blokkade.

Let op: wanneer u kiest voor "pas gestolen" is na 72 uur niet meer mogelijk om de pas te deblokkeren.

Afhankelijk van de opgegeven reden dient u de vorige getoonde velden in te vullen. Wanneer u een vervangende pas wil aanvragen, dient u deze optie aan te vinken. Alle gegevens zullen overgenomen worden op de nieuwe pas, uitgezonderd de pincode. Deze dient u tijdens de activatie opnieuw in te

stellen. Een opmerking invoeren is verplicht.

Klik op "Blokkade aanvragen" en bevestigt daarna met OK.

U krijgt melding "Pasblokkade aangevraagd" en u ontvangt per email een bevestiging van de blokkering.

LET OP MELDING BLOKKERING 30 MINUTEN EN 24 UUR.

5. Een pas deblokkeren

Wanneer u een pas wenst te deblokkeren, klikt u op de knop "Pas deblokkeren" in het menu kaartbeheer. U komt dan op de volgende pagina:

*Pas deblokkeren wordt nog toegevoegd.

Selecteer de betreffende pas die u wenst te deblokkeren. Selecteer een reden voor de deblokkade.

Let op: wanneer u kiest voor "pas gestolen" is na 72 uur niet meer mogelijk om de pas te deblokkeren.

Facturen

In de functionaliteit "facturen" kunt u al uw openstaande en betaalde facturen inzien en downloaden.

facturen inzien en downloaden

Via de zoekfunctie kunt u specifieke facturen op datum opzoeken. Klik op "facturen" in het hoofdmenu.

U krijgt nu een overzicht van alle facturen. Door rechtsonder de periode aan te passen, kunt u doelgericht

facturen terugzoeken.

Voorbeeld:

Om de kopiefactuur te downloaden, klikt u op het PDF icoon aan het einde van de regel.

Fleetmanagement

In fleetmanagement kunt u verschillende overzichten creëren met informatie over uw transacties met de LUKOIL laad- en tankpas. Deze kunt u voor uw administratie of rapportages downloaden als Excel, CSV of PDF bestand.

1. Gegevens selecteren en downloaden

Ga naar Fleetmanagement en klik op één van de mogelijkheden om een overzicht te genereren, bijvoorbeeld "Tankingen per pas":

*Pas deblokkeren wordt nog toegevoegd.

Selecteer linksboven de gewenste gegevens, in geval van een pasnummer:

U krijgt nu een totaaloverzicht te zien van het aantal transacties van de betreffende pas met de

bijbehorende gespecificeerder gegevens.

Voorbeeld:

In de volgende subparagrafen staat uitgelegd hoe u de gegevens kunt downloaden en eventueel wijzigen.

1.1 Gegevens downloaden

Indien gewenst kunt u de gegevens op uw scherm downloaden in Excel, CSV of PDF. Klik daarvoor op één van de betreffende incoontjes rechtsboven:

1.2 Kilometerstand wijzigen

Afhankelijk van de instellingen van uw pas(sen), moeten gebruikers mogelijk de kilometerstand invoeren tijdens het afrekenen van transacties. Bij een foutieve ingave kunt u de kilometerstand nadien in de webportaal wijzigen. Klik hiervoor op het icoontje dat helemaal rechts staat in de kolom van de betreffende transactie waarvan u de kilometerstand wenst te wijzigen.

Vervolgens krijgt u een pagina te zien met alle gegevens van de geselecteerde transactie. Om de kilometerstand te wijzigen klikt u op de knop "aanpassen" onder aan de pagina.

De kilometerstand verandert u in een invulvakje waarin u het aantal kilometers kunt wijzigen.

Vul uw gewenste kilometerstand in en klik op de knop ‘opslaan’ onderaan de pagina.

1.3 Wagennummer wijzigen

Afhankelijk van de instellingen van uw pas(sen), moeten gebruikers mogelijk het wagennummer invoeren tijdens het afrekenen van transacties. Bij een foutieve ingave kunt u het wagennummer

nadien in de webportaal wijzigen. Klik hiervoor op het icoontje dat helemaal rechts staat in de kolom van de betreffende transactie waarvan u het wagennummer wenst te wijzigen.

Vervolgens krijgt u een pagina te zien met alle gegevens van de geselecteerde transactie. Om het wagennummer te wijzigen klikt u op de knop "aanpassen" onder aan de pagina.

Het wagennummer verandert u in een invulvakje waarin u het wagennummer kunt wijzigen.

Vul het gewenste wagennummer in en klik op de knop "opslaan" onderaan de pagina.

Vragen? Hulp nodig?

Heeft u na het lezen van deze handleiding nog hulp nodig?

Het LUKOIL-webportaal is een beveiligde omgeving waar u online uw LUKOIL pas(sen) beheert en uw tank- en laadgegevens kunt inzien.

Heeft u nog vragen bij het gebruik van het LUKOIL-webportaal of over de LUKOIL tank- en laadpas?

Neem dan vrijblijvend contact op met onze medewerkers van LUKOIL Netherlands B.V., kantoor Hardinxveld op het nummer 0184-617300 (optie 2) of via LUKOILpas@eu.LUKOIL.com.

Zij helpen u graag verder!

Aan de slag met het LUKOIL-webportaal

Wat kunt u doen in het LUKOIL-webportaal?

Gebruikersgegevens

1. INLOGGEN

2. Mijn gegevens bewerken

3. Meedere gebruikers

4. Meerdere accounts

Kaartbeheer

1. Overzicht alle passen

1.1 Wijziging pasdetails

1.2 Limieten wijzigingen aanvragen

1.3 Productautorisatie wijzigen

1.4 Pincode wijzigen

1.5 Automatische blokkade bij foutieve pincode

2. Een pas activeren

3. Een pas aanvragen

4. Een pas blokkeren

5. Een pas deblokkeren

Facturen

facturen inzien en downloaden

Fleetmanagement

1. Gegevens selecteren en downloaden

1.1 Gegevens downloaden

1.2 Kilometerstand wijzigen

1.3 Wagennummer wijzigen

Vragen? Hulp nodig?

Tags

Informatie

Aansluiten

Zoeken

Privacy settings for this website

Functional

Analytics

Strictly necessary